Phần Mềm Tự In Hóa Đơn

I. Giới thiệu

Hóa đơn Tự in là một xu thế chung trên thế giới trong bán hàng hóa và cung cấp dịch  vụ. Nghị định 51/2010 của Chính phủ  và Thông tư 153 của Bộ Tài chính đã tạo điều kiện về pháp lý cho các Doanh nghiệp Việt nam thực hiện điều này.

Hóa đơn tự in mang lại nhiều lợi ich cho Doanh nghiệp trong tính chủ động, quản lý hóa đơn, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ từ bán hàng tới kế toán.

Hóa đơn tự in on-line do NacenComm cung cấp giảm thiểu tối đa chi phí đầu tư, quản lý hạ tầng kỹ thuật cho Doanh nghiệp. Giúp cho Doanh nghiệp dễ dàng triển khai chỉ bằng
‘Click”, đảm bảo an toàn và tuân thủ  quy định của Thông tư 153/BTC.

Hệ thống sử dụng công nghệ PKI đảm bảo tính bảo mật, trao đổi dữ liệu được đảm bảo bởi kênh SSL, hoá đơn phát hành được đảm bảo tính toàn vẹn và chống từ chối bằng chữ ký số và cho phép dễ dàng kiểm tra nguyên bản chống gian lận, giả mạo đối với đơn vị phát hành, nội dung hoá đơn ở bất cứ đâu chỉ cần kế nối Internet.

Doanh nghiệp chỉ cần vào  www.nacencomm.vn để thực hiện Tự in hóa đơn.

Tạo Hóa đơn : Chỉ cần có Chứng thư số, DN có thể Tạo Hóa đơn bằng những mẫu Hóa đơn có sẵn hoặc được thiết kế sửa đổi. Hóa đơn tự in của Doanh nghiệp bạn có logo, có thêm những thông tin về sản phẩm và dịch vụ được thay đổi tùy theo từng thời kỳ.

Quản lý hóa đơn: Doanh nghiệp quản lý chặt chẽ chỉ những ai có chứng thư số hợp lệ mới được Tạo hóa đơn, điền thông tin để lập Hóa đơn và in Hóa đơn.

In Hóa đơn: hệ thống sẽ tự động xuất dữ liệu kết nối với phần mềm kế toán, chuyển hóa đơn sang dạng PDF gắn chữ ký số đảm bảo không thể sửa đổi và được lưu vào kho Thông tin hóa đơn tại máy tính của Doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi Hóa đơn được in, hệ thống sẽ tự động gán số Serial và lập chuỗi xác thực cho hóa đơn đó.

Lưu trữ và tra cứu nguyên bản hóa đơn:  Một số thông tin chung  về hóa đơn như khách hàng, số hóa đơn, tổng tiền được lưu vào CSDL của Doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tra cứu và xác thực tính nguyên bản của Hóa đơn đã in khi cần thiết.

a) Ưu điểm:

Đáp ứng tốt yêu cầu của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và sẽ đem lại những lợi ích rõ ràng cho công tác quản lý và chi phí của doanh nghiệp.

1. Giảm chi phí: Nếu Doanh Nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in thì một quyển 50 tờ có giá từ 200 000 đồng - 300 000 đồng nếu mua số lượng ít, giá rẻ nhất hiện nay là 47 000 đồng/quyển nếu mua với số lượng là 200 quyển thì chi phí là 9 400 000 đồng.

Giả sử một tháng ít nhất thì Doanh Nghiệp cũng dùng hết 2 quyển thì chi phí sẽ là 500 000 đồng, với phần mềm bên em thì chỉ mất nhiều nhất là 500 đồng / tờ hóa đơn tự in thì một tháng chỉ hết 50 000 đồng, tiết kiệm được 450 000 đồng.

2. Giảm thủ tục hành chính: Các phần mềm hóa đơn tự in đã thiết lập sẵn quy trình đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Tổng cục thuế như: Lập thông báo phát hành, Quyết định sử dụng và Mẫu hoá đơn, BC tình hình SD hoá đơn,.. giúp doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.

3. Chủ động in ấn hóa đơn: Phần mềm hỗ trợ các hình thức Hóa đơn Tự in, Hóa đơn Đặt in và Hoá đơn Điện tử giúp doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn một hoặc đồng thời nhiều hình thức tạo mẫu, in ấn, phát hành hóa đơn.

4. Kiểm soát từ xa: Đối với DN có nhiều cửa hàng, văn phòng đại diện hay chi nhánh. Các chi nhánh có thể lập hoá đơn và bộ phận kế toán tại trụ sở chính chủ động kiểm soát việc lập và in hoá đơn, tiết kiệm chi phí, phục vụ kinh doanh kịp thời.

5. Kê khai và nộp thuế qua mạng: Một số phần mềm đã tích hợp chữ ký số để có thể kết xuất Tờ khai Thuế giá trị gia tăng, các Bảng kê hoá đơn đầu vào, đầu ra, các Báo cáo tài chính… giúp DN kê khai thuế qua mạng nhanh chóng và tiện lợi.

6. Hạch toán kế toán tức thì: Với những phần mềm in hóa đơn thông thường, người dùng sẽ phải mất thời gian để nhập lại chứng từ vào phần mềm kế toán. Với các phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn tự in, các hóa đơn được tự động chuyển qua phân hệ kế toán bán hàng để hạch toán doanh thu, công nợ một cách tức thì

b) Nhược điểm

Phụ thuộc vào nguồn điện, sự hoạt động của máy tính, máy in, phần mềm, Người sử dụng phải hiểu biết về tin học và sử dụng máy vi tính.

- Người nhận hóa đơn và một số cơ quan chức năng còn chưa thay đổi nhận thức về hình thức hóa đơn tự in nên sẽ gây khó khăn cho người cung cấp.

II. Các chức năng

1.   Cài đặt hệ thống tại doanh nghiệp:

- Để sử dụng Hệ thống Hóa đơn tự in online, sử dụng trình duyệt IE truy cập website https://nacencomm.vn

2.   Quản trị quyền sử dụng và phân quyền:

Hệ thống xác thực quyền sử dụng và phân quyền người dùng bằng chứng thư số
sử dụng thẻ thông minh PKI.

Để đăng nhập hợp lệ và sử dụng, doanh nghiệp tự in phải thực hiện kích hoạt chứng thư số đã được đăng ký bằng mã riêng chỉ doanh nghiệp có, được sinh bởi thẻ PKI của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có duy nhất một chứng thư số có quyền kích hoạt hệ thống (Admin).

a.   Đăng ký sử dụng

- Doanh nghiệp đăng ký chứng thư số quyền Admin để sử dụng dịch vụ Hóa đơn tự in online

- Hệ thống gửi thông báo cho doanh nghiệp thực hiện kích hoạt và phân quyền sử dụng theo quy định riêng.

- Doanh nghiệp tự kích hoạt quyền khi đăng nhập Hệ thống lần đầu bằng cách sử dụng chữ ký số đã được đăng ký và mã do thẻ của doanh nghiệp sinh ra.

b.   Thiết lập tham số

- Sau khi kích hoạt quyền Admin, doanh nghiệp thiết lập tham số khi sử dụng bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ …

c.   Khởi tạo người dùng, phân quyền

- Admin có quyền tạo lập các user khác trong Hệ thống và thiết lập quyền tương tác với dữ liệu của doanh nghiệp.

3.   Đăng ký và phát hành mẫu hóa đơn

a.   Thiết kế mẫu hóa đơn

- Doanh nghiệp có thể tự thiết kế hoặc yêu cầu nhà cung cấp thiết kế mẫu mã hóa đơn cho mục đích sử dụng riêng theo quy định, khai báo những thông tin sử dụng trên mẫu hóa đơn.

- Cập nhật thông tin và mẫu hóa đơn vào Hệ thống.

- Sau khi thiết kế mẫu hóa đơn và nhập đầy đủ thông tin hoàn chỉnh cho mẫu hoá đơn gốc, doanh nghiệp phải ký chữ ký số vào mẫu này (làm bản lưu) khi in ra để gửi tới cơ quan Thuế đăng ký mẫu hoá đơn tự in của doanh nghiệp. Ngoài in ra bản giấy hệ thống sẽ hỗ trợ gửi mẫu hoá đơn gốc đăng ký với cơ quan Thuế bằng bản điện tử.

- Hiện tại Hệ thống Hóa đơn tự in đã thiết lập sẵn 6 mẫu hóa đơn theoThông tu 153 của Tổng cục thuế:

_ Hóa đơn giá trị gia tăng

_ Hóa đơn bán hàng

_ Hóa đơn bán hàng (phi thuế quan)

_ Hóa đơn xuất khẩu

_ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

_ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

b.   Đăng ký mẫu hóa đơn

- Mẫu hoá đơn gốc in ra từ hệ thống có số hoá đơn "0000000" được dùng để gửi đến cơ quan Thuế đăng ký chính thức sử dụng. Nếu được duyệt mẫu này sẽ là bản gốc được quản lý theo số quyết định được phát hành của cơ quan Thuế.

- Hoá đơn chỉ được chính thức phát hành sau khi đã được gán số/ngày theo quyết định phê duyệt của cơ quan Thuế.

- Doanh nghiệp cập nhật số quyết định và thông tin liên quan của mẫu đăng ký và phát hành hóa đơn tự in.

c.   Phát hành hóa đơn theo mẫu

- Với từng mẫu hóa đơn đã đăng ký và được chấp nhận, doanh nghiệp phát hành hóa đơn

- Cập nhật số hóa đơn sẽ sử dụng và ngày phát hành với mẫu hóa đơn tương ứng

4.   Quản lý hóa đơn

a.   Tạo hóa đơn

 Nhập  trực ti ếp  bằn g tay dữ  liệu  hoá  đơn 

- Doanh nghiệp nhập thông tin lập hóa đơn bao gồm thông tin người mua, chi tiết thông tin hàng hóa

- Sau khi tạo hóa đơn, người lập hóa đơn sử dụng chữ ký số để ký xác nhận lên thông tin hóa đơn

- Hóa đơn khi lập sẽ tự động tăng theo quỹ số của mẫu hóa đơn đã đăng ký

khi phát hành

- Hóa đơn có ký xác nhận của người lập mới là hóa đơn hợp lệ

Nạp  tự  độn g dữ  liệu  hoá  đơn  từ  hệ  thống  khác

- Hệ thống có thể nạp dữ liệu lập hóa đơn từ phần mềm bán hàng, định khoản qua phần mềm kế toán, trao đổi dữ liệu được thực hiện qua XML.

- Thông tin của hóa đơn được tự động trao đổi giữa phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán với Hệ thống và đựoc ký xác nhận bằng chữ ký số của người dùng.

b.   In hóa đơn

- Có thể thực hiện in hóa đơn bản gốc hoặc bản copy ngay sau khi lập hóa đơn, sau khi trao đổi dữ liệu với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán hoặc tuỳ chọn in sau trong chức năng Quản lý hóa đơn.

- Hóa đơn được lập hoặc đồng bộ từ phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán sẽ được in khi đã có chữ ký số xác nhận.

- Với mỗi hóa đơn, liên gốc chỉ được in 1 lần duy nhất.

- Sau khi in liên gốc, doanh nghiệp có thể in bản copy của hóa đơn.

- Trên mỗi hóa đơn đều được in chuỗi chứng thực tương ứng với hóa đơn đó để phục vụ việc kiểm tra nguồn gốc, tính nguyên bản của hóa đơn chống gian lận, giả mạo.

- Hóa đơn sau khi in được đồng bộ với phần mềm kế toán qua XML

c.   Hóa đơn đơn lưu trữ

Hệ thống on-line không lưu trữ hoá đơn, hoá đơn được lưu trữ trên hệ

thống của doanh nghiệp.

Hệ thống on-line chỉ lưu các dữ liệu phục vụ các nghiệp vụ đối soát, kiểm

tra nguyên bản hoá đơn.

d.   Xem, xóa bỏ, hủy, báo mất

- Hóa đơn sau khi in sẽ được lưu 1 bản copy trên máy tính của doanh nghiệp dưới dạng PDF, có ký xác nhận bằng chữ ký số đảm bảo không thể thay đổi nội dung hóa đơn đã phát hành và xác thực người thực hiện.

- Người dùng có thể xem lại chi tiết hóa đơn khi cần thiết

- Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp xóa bỏ, hủy hoặc báo mất hóa đơn theo như quy định đối với từng trường hợp tương ứng.

e.   Kiểm tra tính nguyên bản của hóa đơn

- Mỗi hoá đơn phát hành được in gắn với một chuỗi xác thực riêng giúp cho bất cứ ai cũng có thể kiểm tra được nguồn gốc phát hành và tính chính xác của nội dung hoá đơn để xác định thật giả.

- Mã xác thực là chuỗi nhận dạng được sinh ra từ nội dung của hoá đơn. Bất cứ thay đổi nhỏ nhất của hoá đơn thì chuỗi này bịthay đổi hoàn toàn không còn hợp lệ với nội dung nguyên bản. Hoá đơn đã in phát hành được ký số chống chối bỏ bao gồm cả mã xác thực chống giả.

- Với chuỗi chứng thực in kèm theo hóa đơn, khách hàng có thể nhập vào để kiểm tra nguồn gốc xuất xứ và các nội dung chính của hóa đơn như: đơn vị phát hành, đơn vị mua, số hoá đơn, ngày in, mẫu số, ký hiệu, tổng giá trị.

- Ngược lại, bất cứ ai cũng có thể kiểm tra nội dung của hoá đơn với chuỗi xác thực được in trên một hoá đơn để xác thực nội dung và chuỗi xác thực có đúng của hoá đơn cần kiểm tra không, bằng cách nhập các nội dung

như: Tên đơn vị bán, mẫu số, ký hiệu, số và ngày để nhận được mã số xác thực cùng thông tin người mua, mã số thuế, tổng tiền.

5.   Báo cáo, thống kê

- Báo cáo thống kê tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

- Thông báo phát hành với các mẫu hóa đơn

- Các báo cáo theo quy định của cơ quan Thuế và theo yêu cầu của DN

6.   Trao đổi dữ liệu

- Sử dụng cấu trúc file XML để trao đổi dữ liệu với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán

- Dữ liệu được tự động xuất ra XML từ phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán sau khi nhập thông tin hóa đơn và định khoản

- Hệ thống tự động nhập dữ liệu từ XML và xuất hóa đơn để in

- Sau khi in, dữ liệu được đồng bộ với phần mềm kế toán

Trong tháng 9 này công ty Cổ Phần Công Nghệ Thẻ Nacencomm chúng tôi đang có chương trình khuyến mãi mua chữ ký số được sử dụng phần mềm hóa đơn tự in miễn phí trong 1 năm.

Bảng giá sản phẩm chữ ký số: http://cksnacencom.wordpress.com/bang-gia-san-pham/

Nguồn: nacencomm.vn